Astuce n°11 : La Gestion des doublons

Un doublon est une information redondante présente plusieurs fois dans votre base de données CRM de manière inutile.

La plupart du temps les doublons sont dus à la création abusive de contacts (sociétés) qui existe déjà mais sous un nom plus ou moins différent : « Camping des pins », « Camping les pins », « Les Pins Camping ».
Les utilisateurs du logiciel Emailing sont confrontés à des adresses emails identiques pour plusieurs interlocuteurs et/ou contacts. Afin de ne pas avoir une redondance d’information, il faut savoir les éviter à la création et les gérer avant d’envoyer 5 mails identiques à la même personne.

 

Afin d'éviter le doublon, la recherche rapide

Avant de créer un contact, il faut avant tout vérifier s’il n’existe pas déjà dans votre base. Pour ce faire, il suffit de lancer une recherche rapide sur les contacts.

Ici nous voulons créer la fiche d’un nouveau prospect le « MOOREA »

Pour effectuer une recherche rapide, on se place dans la zone de notre critère de recherche, ici la liste des contacts et on utilise le raccourci clavier* de la recherche rapide : CTRL + F

* Un raccourci clavier est une combinaison de touches qui une fois enfoncée permet d'exécuter un programme, une fonction ou une commande d'un programme. Les raccourcis clavier peuvent être composés d'une ou de plusieurs touches, on parle aussi de combinaison de touches dans le second cas. Lorsque le raccourci clavier correspond à une combinaison de touche, dans la plupart des cas il n'est pas nécessaire de les enfoncer exactement en même temps.

Vous pouvez entrer une partie ou tout un mot ou expression comme dans un moteur de recherche.
Ici nous utilisons l’opérateur : « Contient » pour obtenir tous les resultats contenant le mot « MOOREA ».

Tapez le contact à rechercher et validez via la touche "Entrée" du clavier ou avec le bouton loupe

On peut voir que le prospect existe déjà dans la base (en doublon de surcroît !) et donc qu’il est préférable pour l’optimisation de votre base de fusionner ces deux contacts.

Attention, il faut bien vérifier les doublons suivant plusieurs critères : le nom ainsi que l’adresse, voir le téléphone et l’email car des sociétés peuvent porter le même nom sans être pour autant des doublons.

Une commande puissante dans la recherche complète

Il existe une commande pour afficher les doublons sur les principaux champs de votre logiciel Infocob via la recherche complète.
Par exemple, vous pouvez rechercher tous les doublons de votre base de la zone « NOM CONTACT » pour évaluer les doublons de votre base.

Attention cette commande fonctionne dans les champs indexés de format texte de votre logiciel Infocob, c'est-à-dire les + utilisés : Nom contact, prénom contact, nom du produit, de l’affaire … Pour la gestion de doublons emails, nous verrons ça dans la 3ème partie de cette astuce : « Les doublons d’emails dans les groupements ».

Dans la recherche nous allons inscrire dans nom du contact la commande suivante : \<>

Et afficher tous les résultats de contacts. Vous avez la liste de vos doublons et plus qu’à fusionner les contacts en double.

Attention, on ne supprime pas de contacts, on les fusionne pour ne pas perdre l’historique du contact avec la société.

Les doublons d'emails dans les groupements

Avant d’envoyer votre Emailing, veillez à faire le tri dans vos doublons d’emails. Il existe dans le groupement un bouton afin d’afficher les doubles d’emails. Le mieux est d’avoir fait le tri au préalable mais pour ne pas envoyer plusieurs fois son Emailing à la même personne, nous allons mettre dans une sous étape les double pour les « nettoyer » par la suite.

Pour ce faire dans le groupement, on clique sur  qui n’affiche que les doublons d’email. Si la liste est vide c’est que vous n’avez pas de doublons.
L’email comparé est l’email de l’interlocuteur s’il existe sinon c’est l’email du contact qui est utilisé.

Attention quand « Afficher Doublon email » est coché il n’apparaît qu’un enregistrement sur les deux/trois/.. du doublon…

Exemple :
La ligne sélectionnée est en double niveau adresse email :

Quand on désactive le bouton « Afficher doublon email » on s’aperçoit en effet que cette adresse email existe en double :

Il ne vous reste plus qu'à passer les doubles en étape de votre choix (102 par exemple) pour ne pas leur envoyer l'Emailing (par défaut l'email part à l'étape 0 de la mailing-liste)

 

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