Gestion de contacts. Logiciel GRC/CRM : Infocob

Une intégration réussie !

Maud HERVE, PDG de la société ELECTRO STANDARD fait un bilan après presque 5 ans d'utilisation du logiciel Infocob.

Electro Standard est une société de 40 personnes environ, spécialiste en maintenance en électronique principalement pour l'industrie. L'entreprise dont le siège est situé à Auray comprend 3 agences (Brest, Rennes et Nantes) et une antenne commerciale à Reims. Ils utilisent 20 licences et tout est dans Infocob.

Les avantages d'Infocob
Commerciaux nomades
- Accès rapide à toute l'information client/ prospect
- Centralisation de l'information : Courriers, RDV, Compte-rendu de visites
- Pas de rapport d'activité à rédiger
- Communication efficace entre les commerciaux et leurs assistantes
- Transmission des messages et de l'information dans un outil unique entre le siège et les agences

Utilisateurs sédentaires : Secrétariat, ADV, Technique
- Communication interne améliorée
- Gestion de tous les secteurs de l'entreprise
- Nouvelle possibilité d'organisation pour le service technique
- Gestion des documentations
- Suivi du matériel

Responsable Commercial
- Suivi précis des commerciaux
- Rapport d'activités permanent
- Autonomie pour l'acquisition d'informations clients / commerciaux

Dirigeante
- Regroupement de l'information en un seul point
- Traçabilité de cette information
- Partage de l'information
- Gain de temps
- Rapidité / Réactivité pour réaliser des Opérations commerciales / Mailing vers les clients / prospects
- Amélioration du rangement des documents informatiques par les fichiers liés
- Regroupement des documents informatiques techniques et commerciaux sous le nom du client
- Gestion et suivi du personnel avec compte rendu des entretiens
- Communication et stockage des comptes-rendus de réunions destinés aux responsables d'agences

Conclusion
Infocob nous a permis d'améliorer la communication par la mise en place d'une meilleure organisation. Nous gagnons beaucoup de temps au quotidien parce que nous sommes plus efficaces.
Satisfaite de ces premiers retours sur investissement, Mme Maud HERVE a décidé d'intégrer la nouvelle version d'Infocob (meilleure ergonomie, accès plus rapide à l'information).

IGEB

Nous avons découvert Infocob il y a maintenant plus de dix ans. De 1997 à aujourd'hui, cet outil n'a cessé de progresser. Cette progression nous a permis dès 2003 de l'intégrer totalement dans notre système qualité ISO 9001 version 2000.
Ainsi, nous gérons les non-conformités, anomalies et dysfonctionnements en temps réel. Chaque action qui s'en suit peut être liée facilement à un processus associé à des mots clé et ou à une affaire.

Les revues de direction, les revues de processus et de pilotage sont ainsi facilitées par l'établissement de requête simplifiées.

Le suivi des clients est de cette manière très pertinent, car en quelques clic ont peut accéder aux actions en cours, aux historiques et connaître rapidement les missions en cours, les éventuels courriers, les tarifs, les interlocuteurs.

Ce que nous veillons particulièrement, c'est que quelque soit l'interlocuteur même récent, nous puissions s'il existe sur Infocob (ce qui nécessite bien sûr un engagement de notre part à saisir les informations en temps réel) l'appeler correctement par son nom et vite lui donner ce sentiment qu'il existe et qu'on le connaît bien. Cette proximité client a son pesant d'or.
Cette base de données contribue à donner de la valeur à mon entreprise puisqu'elle contient toutes les informations précieuses de l'historique à aujourd'hui.

Toutes les assistantes qui sont passées par notre société et qui ont pris connaissance de ce logiciel n'ont eu qu'une seule crainte : savoir comment vivre sans Infocob en partant...

Cyril GUERIN

Linak, un utilisateur satisfait !

Nous sommes passés de l'âge de pierre (gestion des fiches clients, compte rendu de visites sur excel, cart…) au logiciel Infocob en 2003. Nous avons choisis Infocob pour la convivialité de son environnement, sa réponse à notre cahier des charges et la réactivité de son équipe. Aujourd'hui, cet outil jugé indispensable, est utilisé par l'ensemble de notre structure commerciale, à savoir : responsables d'unités d'affaires, itinérants, sédentaires, ADV, supports techniques clients, qualité et nous permet un travail collaboratif autour de la fiche client - le reste de l'entreprise utilisant plus lnfocob de manière consultative(comptabilité, agasin..).
Dès qu'un potentiel est qualifié, il est enregistré puis segmenté sur Infocob au même titre que toute action, document et correspondance associé.

La CRM a tout de suite été adoptée par l'équipe de vente qui s'est rapidement rendue compte des avantages qu'elle lui procurait :
- Professionnalisation de l'acte de vente (Infocob est la mémoire du commercial et tout le monde y a accès rapidement).
- Simplification du reporting : le fameux rapport de visite client n'est plus une corvée pour le commercial.
- Le commercial ou l'ADV peut dynamiser, animer simplement en sédentaire son porte feuille grâce au module d'e- mailing et au puissant module de recherche.
- Outil de planification des tâches qui permet de prioriser les actions commerciales (gestion du temps).
- Organisation commerciale « O papier » : Tout est classé sous la fiche client !

La clientèle s'est très rapidement aperçue d'un changement radical dans notre organisation :
- Plus de rapidité dans les réponses via l'utilisation des modèles de courriers ou d'actions.
- Plus de cohésion dans la gestion de projets via le module affaire.
- Plus de professionnalisme dans tous les services.

A mon sens, le succès d'un déploiement réussit réside dans une bonne réflexion préalable portée par une ou deux personnes dans l'entreprise. Infocob est souple, vous pourrez toujours personnaliser/renommer les champs à votre guise. Avec du recul, chez LINAK, nous avons peut être trop abuser de cette souplesse offerte au départ, et nous nous sommes aperçus après quelques mois que certains champs n'étaient pas utilisés. Trop d'informations à saisir peut très vite rendre la base client complexe à entretenir, il est donc à mon sens capital de réfléchir à ce qui est strictement nécessaire au suivi des relations clients – un outil simple à renseigner sera plus rapidement adopté par l'équipe de vente.

Jusqu'à fin 2007 nous utilisions Infocob en licence nomade pour les commerciaux itinérants ce qui leur nécessitait des synchronisations journalières afin d'échanger leur base avec celle du siège. Depuis, 2008 nous avons opté pour un fonctionnement en TSE dans l'objectif de sécuriser notre fichier client et de permettre une communication en temps réel de itinérants avec l'agence d'Angers via des cartes 3G SFR dans les ordinateurs portables.
Cette évolution fonctionne parfaitement et nous évite les aléas de la synchronisation. Nous avons également profité de cette opportunité pour adapter le module affaire à notre processus de vente afin d'automatiser l'édition des listes de projets : fonction appréciée de tous, puisque à tout moment chacun de nous peut identifier précisément en deux clic le potentiel de chiffre d'affaires sur les projets en phase de qualification, d'analyse de besoins, de chiffrage, de validation ou de finalisation. Cet outil efficace permet un suivi rigoureux de l'activité commerciale, et nous simplifie l'établissement des budgets de ventes avec un gain de temps énorme.

Wilfrid BODET, Responsable commercial

Dimco

Qui utilise l'outil ? Quel service ?
Tous les services administratifs : Commercial/ Comptabilité / Achats/ production.

Que font-ils dans Infocob ?
Principalement, de la gestion de contacts, prospects, clients et fournisseurs, de la gestion d'agendas, la gestion des tâches à accomplir (appelées "actions"), des remontées d'informations (appels, demandes clients, messages ...), gestion du catalogue de produits.

Comment avez-vous mené le projet Infocob au sein de votre entreprise ?
Par une réunion interne du personnel administratif permettant de déterminer la méthodologie à adopter puis des formations sur le logiciel et ses fonctions.

Quels sont les bénéfices retirés par les utilisateurs ?
Le logiciel infocob est la mémoire de l'entreprise il permet de conserver un historique complet des échanges effectués entre l'entreprise et l'ensemble de ses contacts (prospects, clients, fournisseurs, banques, prestataires de service,...). L'atout primordial est le partage contrôlé de toutes ces informations entre les différents services. L'accessibilité aux informations permet un gain de temps et une plus grande efficacité.

Sur lesquels aspects la société a-t-elle progressé grâce à l'utilisation d'Infocob ?
Trop tôt pour répondre à cette question.

Quelles sont les fonctionnalités que vous appréciez le plus sur Infocob ?
L' historiques des actions.

Claire Ephestion

Remorques Rolland

Quel est l'utilisation d'infocob au sein de votre société ?
Direction, commercial usine et nomade, sav et un peu achat.

Que font-ils dans Infocob ?
Le plus de chose possible, actions et produits.

Comment avez-vous mené le projet Infocob au sein de votre entreprise ?
Convaincre les utilisateurs qu'il fallait travailler à livre ouvert, l'information doit circuler en permanence, pour que les images intérieures et extérieures soient cohérentes.

Quels sont les bénéfices retirés par les utilisateurs ?
Etre informés en temps réél pour mieux répondre au client.

Sur lesquels aspects la société a-t-elle progressé grâce à l'utilisation d'Infocob ?
La connaissance des dossiers.

Quelles sont les fonctionnalités que vous appréciez le plus sur Infocob ?
Les actions, et historiques et les produits.

Michel Chatelier

Alain Braynas, Directeur Commercial, témoigne pour Panem International

INFOCOB est un outil de centralisation et de partage d’informations concernant nos clients. C’est également un outil de communication interne, de planification des rendez vous. Nous effectuons également des analyses et éditons des statistiques.

Tous les services de l’entreprise utilisent le logiciel mais à différents niveaux. Le principe est que toute information qui se doit d’être partagée est enregistrée sur INFOCOB. Les documents issus du Bureau D’études et envoyés à nos clients sont donc répertoriés dans le logiciel ; on y trouve également les courriers envoyés à tous nos contacts ainsi que les rapports d’intervention de nos techniciens.

Les bénéfices retirés par les utilisateurs :
Le partage des informations est plus fluide.
La source des données étant centralisé et structurée, l’information se retrouve avec facilité et rapidité et les échanges en interne et au niveau du réseau sont optimisés.
Meilleure organisation interne car les plannings de tout le personnel administratif sont consultables et modifiables.

Grâce à Infocob, la société a progressé :
Meilleure diffusion et plus grande fiabilité de l’information interne et externe à l’entreprise.
Uniformisation des outils de communication.
Réactivité vis-à-vis des clients externes.

Les fonctionnalités les plus appréciées :
Le calendrier, la fonctionnalité "courrier", les modules "Recherche", "Produits" et "Affaires".

Alain Braynas, Directeur Commercial, témoigne pour Panem International

INFOCOB est un outil de centralisation et de partage d’informations concernant nos clients. C’est également un outil de communication interne, de planification des rendez vous. Nous effectuons également des analyses et éditons des statistiques.

Tous les services de l’entreprise utilisent le logiciel mais à différents niveaux. Le principe est que toute information qui se doit d’être partagée est enregistrée sur INFOCOB. Les documents issus du Bureau D’études et envoyés à nos clients sont donc répertoriés dans le logiciel ; on y trouve également les courriers envoyés à tous nos contacts ainsi que les rapports d’intervention de nos techniciens.

Les bénéfices retirés par les utilisateurs :
Le partage des informations est plus fluide.
La source des données étant centralisé et structurée, l’information se retrouve avec facilité et rapidité et les échanges en interne et au niveau du réseau sont optimisés.
Meilleure organisation interne car les plannings de tout le personnel administratif sont consultables et modifiables.

Grâce à Infocob, la société a progressé :
Meilleure diffusion et plus grande fiabilité de l’information interne et externe à l’entreprise.
Uniformisation des outils de communication.
Réactivité vis-à-vis des clients externes.

Les fonctionnalités les plus appréciées :
Le calendrier, la fonctionnalité "courrier", les modules "Recherche", "Produits" et "Affaires".