Astuce n°4
Optimiser votre planning

Comment visualiser votre planning de manière simplifiée, filtrer votre planning par contact, affaire ou produit et trouver des disponibilités pour planifier une tâche sans balayer le calendrier?

 
 

I - Affichage des détails d'actions directement dans votre Planning

Votre Planning en mode Timeline

 

Pour une lecture simplifiée du planning en mode Time line vous pouvez visualiser seulement par type d'action et afficher le détail de l'action à effectuer grâce aux infos bulles.

 

Par défaut sur le planning vous ne connaissez pas le détail de l'action que vous visualisez.

Vous devez double-cliquer sur celle-ci pour en voir le contenu

 

Votre action ouverte

 

Pour optimiser votre temps et voir une partie du détail sans passer par le double-clic et devoir refermer l'action pour revenir au planning il suffit de choisir Détail : "Traiter partiel" et recharger le planning (touche F5)

Le planning

 

En passant sur les actions, des infos bulles s'affichent et permettent de connaître une partie du détail de l'action sans l'ouvrir

Affichage du détail dans l'info-bulle

II - Afficher un contact, une affaire ou un produit comme filtre dans votre planning

Vous pouvez directement afficher un contact, une affaire ou un produit comme filtre dans votre calendrier. Cela vous permet de visualiser directement les actions prévues et historiques liés à ce contact, affaire ou produit ou dans votre planning.

Le bouton : Affiche comme filtre dans calendrier

 

Pour se faire, quand vous êtes sur le contact, affaire ou produit que vous souhaitez afficher comme filtre dans votre planning, cliquez sur le bouton : "Affiche comme filtre dans calendrier"

Ici un exemple avec une affaire

Filtre ressource

 

Directement vous passez au planning qui affiche que les actions et historiques liées à cette affaire. Les historiques sont barrés.

III - Trouver une disponibilité dans le planning de votre société

Vous devez planifier une réunion sur une journée (9h-17h) où plusieurs de vos collaborateurs doivent être présents et vous n'avez pas le temps de balayer chaque planning pour la placer.

Recherche disponibilité

 

Vous avez créé votre action aux destinatires concernés et l'avez validée.

 

Vous pouvez rechercher automatiquement la disponibilité dans le planning de vos collaborateurs en cliquant sur "Rechercher disponibilité"

 

Dialogue disponibilité

 

Une boîte de dialogue apparaît où vous allez définir des précisions sur la recherche : vous pouvez modifier le destinataire (ici multi-destinataires), définir les dates, heure et durée de l'action à planifier ainsi que les jours. Vous pouvez définir une précision [Exemple : si vous choisissez 5 minutes il va chercher une période possible en commençant toutes les tranches de 5 minutes : 9h00, 9h05, 9h10, 9h15 .. Choisir 1 heure va balayer le planning heure par heure : 9h, 10h, 11h ... ]

Une fois les paramêtres de recherche établis, pour rechercher automatiquement des disponibilités cliquez sur "Rechercher"

disponibilité trouvée

 

 

Le resultat s'affiche. Si il ne vous convient pas vous pouvez faire "Suivante" pour chercher une autre disponibilité de vos collaborateurs.

Synchronisation dates

 

Pour affecter cette tâche à tous vos collaborateurs concernés (multi-destinataires), validez par "Mettre dans Action". La Date Prévue et date de fin se modifient automatiquement.

Fermez la boîte de dialogue et validez l'action. Votre action est planifiée.


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