Astuce n°8  
Facilitez-vous la gestion de vos actions grâce aux raccourcis fonctionnels d'Infocob

Un raccourci fonctionnel est une icône qui permet d'effectuer une liaison logicielle, ou d’exécuter une tâche de façon plus rapide et directe en limitant le nombre de clics.

 
 

I - Planification d’action

 

1.1. Planification de dates

Vous planifiez une tâche à effectuer à un collaborateur.

La méthode standard pour planifier la date de l’action est d’entrer manuellement la date de celle-ci dans le champ date , son heure de départ et son heure de fin. La durée prévue est calculée automatiquement.

date action

Mais votre collaborateur souhaite que vous planifiiez cette tâche la 3ème semaine de décembre 2009. Vous ne connaissez donc pas la date exacte. vous pouvez accéder via l'icone calendrier : icone calendrier dans les champs date à un raccourci vers un calendrier où directement avec votre souris vous pouvez sélectionner la date choisie.

calendrier

Vous pouvez aussi planifier une action à la date et à l'heure actuelle via le bouton "Maintenant"

icone maintenant


1.2. Gestion de la durée d'une action

Par défaut la durée de l'action correspond à l' heure de fin - heure de début. Seulement ce n'est pas toujours le cas lorsque vous planifiez une action à la journée par exemple mais que vous ne souhaitez pas que la durée prenne en compte la pause déjeuner.

Par défaut l'icone à coté de la durée est un verrou :

durée calcul automatique

Vous pouvez passer en mode manuel en cliquant gauche sur cette icone, elle se transforme en une nouvelle icône :

duree calcul manuel

Vous pouvez maintenant éditer votre Durée manuellement.

Si vous ne planifiez pas d'heure de fin, le destinataire de cette action peut lui même gérer sa durée lorsque qu'il effectue son action :

Lorsque qu'il la commence il peut initialiser la date et l'heure de début via le bouton "Maintenant" :
icone maintenant

et lancer le chronométrage via le bouton "chronométrage"

chronometrage

Cela lance le chronomètre qui reste actif même si vous changez d'emplacement sur Infocob.

Lorsque vous avez fini votre action, il suffit de cliquer sur contact inscrit dans le cadre de chronométrage [ici : PROJET INFOCO-SITE WEB].

Cela édite automatiquement la date et l'heure de fin de votre action. Vous n'avez plus qu'à la valider et l'historiser.


1.3. Planification d'alarme

Vous souhaitez maintenant associer une alarme à cette action. Vous avez plusieurs possibilités.
Vous pouvez entrer manuellement la date à laquelle l'alarme s'affichera à votre collaborateur.
Vous pouvez également choisir la date via le raccourci fonctionnel "Calendrier" présent dans le champ alarme.

alarme-manuelle

Mais vous avez aussi au niveau du champ alarme un raccourci fonctionnel "Option" qui vous permet grâce à un clic gauche sur cette icône : icone alarme de planifier facilement votre alarme :

alarme options

- date prévue : reprend la date du champ : Date prévue
date prévue

- date saisie : reprend la date de la première saisie de l’action (visible sous le détail de l’action dans le bloc Détail source)

date saisie

- maintenant : reprend la date et l’heure à l’instant du clic.

Vous pouvez même directement supprimer l’alarme via ce clic gauche en sélectionnant « effacer l’alarme »


1.4. Choix de l'affaire ou du produit liés
 

Cette action vous souhaitez la lier à une affaire ou à un produit.

Vous avez accès à des listes déroulantes dans les champs affaires et/ou produit de l'action où vous pouvez choisir l'affaire et/ou le produit lié.

Vous pouvez également via le clic droit sur ces champs simplifier la liste des Produits ou affaires affichée dans l'action, nous pouvons simplement afficher :

Pour les produits :

liste produits

*PC/Soft possédés est personnalisable suivant votre dictionnaire : bateaux, produits ....

- Tous : affiche tous les produits présents dans votre base produits Infocob
- PC/Soft possédés : affiche seulement les produits liés au contact en question
- PC/Soft disponible : affiche les produits dont la date de sortie est nulle

Pour les affaires :

liste affaires

- Tous : affiche toutes les affaires présentes dans votre base affaires Infocob)
- Affaires liées par historique ou actions : affiche la liste des affaires qui ont déjà été liées à une action de ce contact
- Affairesliées directement : affiche la liste des affaires liées au contact

 
  2. Zoom sur 3 boutons de l'action
2.1. Dupliquer une action

Vous souhaitez dupliquer votre action pour en modifier que quelque champ par exemple ou pour ne pas réécrire tout le détail.
Pour se faire il vous suffit d'appuyer sur le bouton "copier"

copier action

Une boîte de dialogue s'ouvre :

dialogue copie

 
 

Validez par OK.

Cela créer automatiquement une nouvelle action identique à la précédente.

Si l'action originale contenait des fichiers liés, l'action en copie contiendra un dossier" source" qui est un raccourci vers les fichiers originaux présents dans la première action.

 

2.2. Transférer une action
 

Vous souhaitez transférer votre action à une autre contact.

Pour se faire cliquer sur le bouton "Associer à un autre enregistrement Contact"

associer autre contact

Une boîte de dialogue s'ouvre :

deplacer-action

 

Cliquer sur OUI. Il vous suffit donc comme l'indique cette boîte de dialogue d'aller dans l'onglet action de l'enregistrement contact de destination et de recliquer sur le bouton "Associer à un autre enregistrement contact"

L'action a été déplacée dans le nouveau contact.

 
2.3 Créer des actions multiples
 

Vous souhaitez dupliquer votre action en multiples actions à un choix de destinataires.

Pour se faire cliquer sur le bouton "Copier à d'autres utilisateurs"

coper autre utilisateurs

 

Une boîte de dialogue s'ouvre :

copier multiple

 

Vous pouvez cocher dans la liste les utilisateurs de destination de cette action.

Une action sera créée pour chaque utilisateur coché.


Vous pourrez retrouver au fur et à mesure des mois l'archive des astuces sur le site Infocob. Par la même occasion vous aurez accès aux nouveautés et informations sur les services proposés par Infocob. Infocob

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