Astuce n°9  
Savoir utiliser les actions multidestinataires sur Infocob : Un moyen d’optimiser votre façon de travailler en mode collaboratif et d’améliorer la communication interne

Sur Infocob, une action peut être multidestinataires pour permettre de planifier une réunion avec plusieurs personnes ou tout simplement pour partager une information à plusieurs personnes. Dans les deux cas, la gestion de l'action multidestinataires n'est pas la même.

 
 

Une action peut être destinée à plusieurs personnes : il s'agit alors d'une action multidestinataires.

L'action multidestinataire peut se distinguer en deux types :

- l'action collective : réunion, conférence téléphonique, travail d'équipe

- l'information que l'on partage à plusieurs collaborateurs : une note interne, un process d'utilisation d'infocob, une information sur un évènement, ..

En tant que destinataires et/ou source , vousdevez gérer différemment les 2 types d'actions multidestinataires pour optimiser les process au sein de votre société.

 

I - L'action multidestinataires collective

1.1 Création de l'action multidestinataires collective

L'action multidestinataire est créée de la même façon qu'une action standard avec en plus le fait d'ajouter d'"autres destinataires" à son action.

Par exemple une action Réunion que vous planifiez à une date précise (ici le 01/12/2009 de 9h30 à 11h30)

Vous êtes vous même convié à cette réunion vous vous mettez donc en destinataire principal et cochez les "autres destinataires" conviés à cette réunion.

reunion multidestinataires

L'action est donc planifiée sur plusieurs personnes à une date et heure précise. On peut le visualiser dans le planning.

planning-actionmultidestinataires

Attention cela ne veut pas dire que chacun a une action Réunion mais qu'il y a UNE action réunion destinée à 3 personnes différentes.

1.2 Gestion de l'action multidestinataires collective

L'action est donc unique et destinée à 3 personnes différentes. Celle ci sera donc à réaliser lorsque qu'elle sera faite.


II - L'action multidestinataires informative

2.1 Création de l'action multidestinataires informative

L'action multidestinataire informative est créée de la même façon qu'une action standard avec en plus le fait d'ajouter d'"autres destinataires" à son action. La différence entre une action collective et une action informative tient au fait qu'il ne s'agit pas d'une tache à effectuer mais d'une information à partager. Elle n'a donc pas lieu d'être planifiée à une date précise mais est à la date de la validation de l'action.

Par exemple une action Information ou **PROCESS** où vous voulez prévenir vos collaborateurs d'un Process mis en place dans la société.

Vous la destinez à tous les "autres destinataires" que vous souhaitez informer.

process multidirectionnel

Pour gérer ensuite au mieux cette action, idéalement il faut se mettre en Destinataire principal et penser à cocher la case : "Seule la source peut historiser" sous la source de l'action.

limiter  la source

2.2 Gestion de l'action multidestinataires informative

Pourquoi se mettre en destinataire principal et cocher "Seule la source peut historiser" ?

Une action informative multidestinataires doit être lue par tous avant d'être historisée par un des destinataires. Le risque si la coche "Seule la source peut historiser" n'est pas cochée est qu'un des destinataires de l'action historise l'action. Elle serait donc historisée pour tout le monde. Et la plupart des destinataires n'auront même pas eu le temps de lire l'action multidestinataires en question.

Le process mis en place dans notre société et dans plusieurs autres entreprises utilisant Infocob est de prendre l'habitude lorsque l'on crée une action multidestinataires informative de se mettre en destinataire principal et de mettre les autres destinataires dans "autres destinataire". Il faut aussi cocher la case : "Seule la source peut historiser".

Pour les destinataires, il suffit de se décocher simplement de la liste des "autres destinataires" en ayant au préalable laissé ses initiales et LU à la fin de l'action. (Le fait d'avoir coché la case : "Seule la source peut historiser" vous permet d'être sûr que vos collaborateurs n'historiseront pas l'action par erreur)

action lue

Lorsque la liste des destinataires se résume à vous en tant que destinataire principal de l'action c'est que le message a bien été lu par vos collaborateurs, vous pouvez alors historiser l'action car vous êtes la source de l'action.

process lu

 

Vous pourrez retrouver au fur et à mesure des mois l'archive des astuces sur le site Infocob. Par la même occasion vous aurez accès aux nouveautés et informations sur les services proposés par Infocob. Infocob

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