Passez votre organisation interne au niveau supérieur grâce à un outil simple, pas cher et fonctionnel : Infocob One. Vous et vos collaborateurs gagnerez en efficacité au quotidien.

Notre constat : quatre maladies chroniques des organisations

Une base de contact éparpillée

La plupart du temps, les coordonnées des clients, prospects, fournisseurs et autres sont répartis entre : la messagerie email de chacun, des tableaux Excel, le logiciel de facturation et dans les smartphones des employés.

Il n’y a pas de base unique et partagée des contacts. Les informations ne sont pas à jour et chacun court après l’information.

Une manque de traçabilité des échanges téléphoniques

Les échanges téléphoniques sont quasi-exclusivement conservés mentalement par le collaborateur. Parfois sur un post-it ou dans un email, ces informations importantes pour les autres ne sont pas structurées et partagées.

Il faut déranger le collaborateur pour connaître le résumé de l’appel, quand vous êtes au courant de cet appel ! Il arrive souvent que vous demandiez la même chose au client, faisant perdre du temps autant à lui qu’à vous.

Une gestion de l’agenda pas orientée client

Chaque collaborateur gère son agenda sans aucune liaison avec ses dossiers et clients. Ils peuvent consulter plusieurs agendas, mais jamais l’agenda d’un client ou d’un projet client.

Pour assigner ou suivre le travail autour d’un client, le fait de ne pas pouvoir voir le travail autour d’un projet engendre des pertes de temps.

Des emails mal ou pas partagés

Chacun range ses emails à sa façon dans son coin. Ils ne sont pas partagés et il est impossible de faire une recherche globale des emails par client ou par chantier.

Le manque de transparence dans la gestion des emails implique de déranger ses collègues pour accéder à l’information qui sera forcément lacunaire.

Notre solution : un outil simple pour mieux vous organiser

Une base unique de tous vos contacts

Tous vos contacts, sociétés comme interlocuteurs, sont rassemblés dans un endroit, accessible à tous. Tâches, dossiers, entreprises et interlocuteurs sont connectés et vous pouvez naviguer facilement d’une fiche à une autre. Vous pouvez gérer les clients et prospects, mais aussi candidats, fournisseurs, partenaires, etc.

Des appels téléphoniques enfin traçables

Chaque appel fait l’objet d’un petit compte rendu rangé dans le dossier et la fiche du client. Tout le monde peut facilement trouver et consulter ce résumé. Tout le monde gagne du temps.

Une vue par client et dossier de votre planning

Vous pouvez visualiser le planning entier de l’entreprise : par collaborateur, par service et surtout par client ou par dossier. Vous visualisez en un clic le détail de toutes les tâches passées, présentes ou futures liés à vos clients ou affaires.

Les emails partagés et structurés

Les emails sont importés en un simple glisser/déposer dans les fiches client, interlocuteur et dossier correspondantes. Vous pouvez envoyer et programmer l’envoi des emails depuis l’application. Chaque email est rangé au bon endroit et accessible par tous. La communication interne autour du client s’améliore.

Notre application comprend aussi un écran d’accueil qui vous permettent de visualiser toutes les informations clefs pour votre travail quotidien. Les fiches sur chaque client, tâche, interlocuteur et dossier comprennent aussi un espace documentaire. Vous pourrez facilement y organiser vos fichiers liés.

Résultat : le temps que vous ne passez plus à déranger les autres pour accéder à l’information est du temps que vous mettez au service de vos clients et projets. Inversement, vous êtes moins dérangé par vos collègues car vous partagez vos informations. Côté client, vous ne leur reposez plus deux fois les mêmes questions et vous avez accès rapidement aux informations les concernant. Vous gagnez donc en précision et réactivité. Au final, vous êtes plus rigoureux et rapide. Bref, vous devenez naturellement plus productif.

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