I - La gestion de documents sous Infocob

Le Module GED permet d'accéder, d'ouvrir et d'exploiter tout type de fichiers liés au dossier client ::
- des comptes-rendus (Word)
- des tableaux de simulation (Excel)
- des photos (formats bmp, jpeg...)
- des documentations techniques (formats doc, pub, pdf...)

Vos documents sont partagés, stockés au bon endroit, facilement retrouvables et de plus en sécurité si vous avez mis en place un système de sauvegarde

Par conséquent, ces fichiers ne sont stockés de manière personnelle sous "Mes documents" de votre ordinateur.

II - Partager ses documents

Un raccourci très utile est la fonction : "Copier le chemin dans le presse papier"

Par exemple vous créez une maquette de votre prochain emailing sous votre traitement de texte et souhaitez la partager avec un collègue.

Pour un partage efficace et un stockage optimisé, ce document doit être enregistré en fichier lié de l'action en cours.

Vous devez donc copier le chemin de l'endroit où se trouve réellement les fichiers liés de l'action (souvent sur le serveur de votre société pour optimiser le travail collaboratif). Pour ce faire, faites un clic droit dans la zone fichier lié de l'action puis choisissez : "Copier chemin dans le presse-papier"

Dans votre traitement de texte, à l'enregistrement, il vous suffit lorsque vous allez entrer le nom de votre fichier en faisant "Enregistrer sous" de faire un clic droit : "coller" à l'endroit de noter le nom du fichier.

Vous pouvez effectuer la même manipulation dans les fichiers liés du contact, de l'affaire, du produit que dans celle de l'action suivant votre organisation et méthode de travail. Nous vous encourageons exploiter les pièces jointes de l’action pour bénéficier des avantages de la base de données.

III - Possibilités d’automatismes pour une meilleure structuration de l’information

Nous pouvons vous aider à avoir une homogénéisation dans la structure de vos fichiers liés en mettant en place un automatisme qui crée une arborescence type à la création d'une nouvelle fiche contact, d'une nouvelle affaire ou lors d'une action. Cette arborescence peut être différente que le contact soit prospect, fournisseur ou autre. Cet automatisme s'appelle un déclencheur.

Exemple d'arborescence automatique pour une affaire :

Ce bouton crée automatiquement les dossiers pour structurer et optimiser les fichiers liés à cette affaire. Vous gagnez en temps et efficacité pour retrouver vos fichiers.