Pour quelconque organisation, la gestion des emails pose trois problèmes : ils ne sont ni partagés avec le reste de l’équipe, ni organisés selon une norme commune, ni archivés correctement. La liaison entre les boîtes email des salariés et Infocob CRM permet de résoudre ces problèmes et de faire un bond en efficacité au sein des équipes. 

Vos emails partagés, structurés et archivés dans le CRM

Recevoir des emails

Réception des emails

Chaque email reçu peut être facilement importé dans le CRM grâce à l’aide d’un simple glisser-déposer dans un dossier de votre boîte mail. Ces emails apparaissent sous la forme de tâches ou sont directement archivés. Les emails vont être automatiquement triés et classés dans les fiches de la société et de l’interlocuteur. 

Une fois l’email importé, vous pouvez : 

  • Compléter les informations de l’email
  • Nommer une personne qui doit le traiter et des personnes concernées
  • Le relier à une affaire, un produit, un ticket, un contrat, un projet… 
  • Appliquer une date de traitement
  • Ajouter des fichiers / consulter les pièces jointes
  • Paramétrer une alarme
  • Ajouter des commentaires

D’autres dossiers peuvent être créés sur mesure pour automatiser certaines tâches : création d’une tâche automatique à un employé, envoi de l’email vers l’écran d’accueil d’un service, envoi automatique d’un email, changement de phase dans une affaire ou un projet, etc. Nous disposons également d’un Addon Gmail qui permet d’avoir accès et d’éditer les informations du CRM directement depuis l’application Gmail, sur n’importe quel support.

Envoyer des emails

Envoi des emails 

Vous pouvez envoyer vos emails directement depuis le logiciel CRM. Vous bénéficiez des liaisons faites avec les fiches affaires, sociétés, interlocuteurs et autres précédemment expliqués. Vous avez également les données temporelles et de partage avec votre équipe directement dans la tâche. L’envoi par email permet d’informer votre interlocuteur externe. 

Lors de l’envoi, vous pouvez : 

  • Modifier le texte de votre email
  • Choisir les destinataires (principaux, en copie, en copie cachée) parmi toute la base de votre CRM 
  • Ajouter ou supprimer des pièces jointes
  • Sauvegarder le brouillon, envoyer l’email ou programmer son envoi 

Des groupes d’utilisateurs (par service, par projet) sont paramétrés pour faciliter le partage et l’envoi des emails. Une fois l’email envoyé, vous pouvez garder la tâche comme elle est ou l’archiver. Nous développons également des automatismes lors de l’envoi d’emails : création de tâches en cascade lors de l’envoi d’un type d’email, modification d’un état d’affaire lors de l’envoi, évolution du taux d’avancement d’un dossier… Nous nous adaptons à vos processus. 

Les atouts de l’intégration des emails dans le CRM

Un outil efficace pour n’importe quel type de partenaire

Que vous travailliez avec des particuliers ou des entreprises, des fournisseurs, des clients ou des prestataires, notre intégration des emails sera aussi efficace. Les emails sont centralisés et facilement accessibles. 

Un accès permanent à l’historique des échanges 

Qu’avez-vous dit à votre client en 2011 à 15h21 ? Vous ne le savez pas, mais votre CRM le sait. Vous avez une vue globale et un suivi de tous les échanges d’emails avec vos clients. 

Une meilleure coordination entre les équipes

Vos équipes ne cherchent plus l’information, ne se contredisent pas lorsqu’elles parlent aux clients. Tous les échanges sont disponibles sous leurs yeux, facilement et simplement. 

Des gains de productivité

Comme les équipes ne se dérangent plus pour demander des informations disponibles dans le CRM, la personne qui demande et la personne dérangée gagnent du temps. Comme les emails sont rangés au bon endroit, vous n’avez plus besoin de fouiller dans votre boîte mail. Les équipes gagnent en productivité.

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