La solution logicielle intégrale dédiée aux métiers de la formation

Afin de gérer au mieux la complexité du métier d’organisme de formation, il est essentiel d’utiliser les outils adéquats pour optimiser votre temps, votre travail et la collaboration avec différents acteurs tels que les clients, formateurs, coordinateurs et stagiaires. Fort de 27 ans d’expérience dans le domaine du CRM et de l’ERP, INFOCOB Solutions propose une solution intégrale et sur-mesure pour les centres de formation.

Intégrez naturellement l’ensemble de vos processus organisationnels autour d’une solution unique

Infocob Centre de formation vous simplifie le pilotage de votre structure en vous offrant :

  • Une ergonomie simple et intuitive pour créer rapidement vos sessions de formation
  • Des outils de planification graphique, pour une mobilisation efficace des ressources
  • Des automates pour la rédaction et l’échange des documents avec les stagiaires, les entreprises et les formateurs notamment
  • Des fonctionnalités de workflow afin de modéliser vos processus et de garantir le respect de ceux-ci
  • Une vision à 360° de votre activité, tant sur le plan financier que des ressources
  • L’accessibilité 24h/24 et 7j/7 aux formateurs, entreprises, stagiaires… Avec l’espace «client» et l’extranet

INFOCOB Centre de formation apporte à tous de la productivité, le sourire aux gestionnaires des centres de formation et du confort aux formateurs internes ou externe.

Nos 5 domaines fonctionnels

Le travail collaboratif ainsi que le partage des documents entre les différents acteurs de la formation sont simplifiés, grâce à une synchronisation en temps réel de l’ensemble des données.

schéma explicatif de notre logiciel crm pour les centres de formation : il permet de gérer la relation client, l'administratif, la gestion financière, le planning, les ressources, la pédagogie
Gérez efficacement vos formations

Organisez mieux votre travail avec les formateurs, clients, stagiaires

Chacun de vos interlocuteurs dispose d’une fiche propre avec ses informations : le type d’interlocuteur, ses formations, l’historique de la relation, les tâches associées, ses demandes, ses fichiers liés et bien plus. Vous disposez de toute l’information nécessaire en quelques clics. Les informations sont mutualisées entre les services et mises à jour par tous.

Gestion électronique des documents (GED)

Structurez vos données dans le CRM : chaque tâche, entreprise, formation, interlocuteur dispose d’un espace avec ses fichiers liés. Ils seront accessibles facilement par les personnes concernées. L’archivage s’en retrouve également simplifié grâce à l’historisation des tâches. Des automatismes permettent de créer une structure de dossiers selon le type de formation, de client ou de stagiaire. Ces documents sont aussi accessibles sur smartphone et tablette. Gagnez un temps considérable pour retrouver vos documents et facilitez le partage en interne. 

Générez automatiquement vos documents de formation

Créez les documents liés à votre formation en quelques minutes en remplissant les champs correspondants. Des modèles types sont prédéfinis pour que les documents (conventions, feuilles d’émargement, BPF…) correspondent à vos standards (charte graphique, standards légaux). Une fois créés, ils sont automatiquement stockés au bon endroit. 

Une gestion des plannings puissante et complète

Avec l’affichage multi-planning, visualisez l’agenda de plusieurs formateurs, clients et stagiaires d’un coup. Le planning offre la possibilité de filtrer facilement les informations que vous souhaitez faire apparaître. Chaque créneau est relié à une tâche, un client, une formation et aux personnes concernées, accessibles en un clic. Besoin de fixer un nouveau rendez-vous ? L’outil de recherche des disponibilités vous permettra de trouver le moment idéal. Vous êtes également prévenu lors d’un conflit d’agenda. Vous pourrez évidemment gérer le planning de vos salles, des véhicules, des congés… Votre planning est accessible sur mobile avec la synchronisation Outlook et Google Agenda. 

Communiquez mieux grâce aux outils email, CTI et SMS

Le logiciel pour les centres de formation permet d’envoyer et recevoir des emails grâce à la synchronisation Google/Outlook. Concrètement, à partir d’une tâche dans le logiciel, vous pouvez envoyer un email ou un SMS à votre formateur par exemple. À l’inverse, les emails reçus se transforment en tâches à l’aide d’un simple glisser-déposer. Ces tâches sont reliées à votre client, votre formation, votre formateur et à votre planning. Une fois les tâches concernant ces emails terminées, vous pouvez les archiver. Vous pourrez accéder à ces archives en quelques clics dans le logiciel. 

Vous allez pouvoir aussi construire vos workflows et automatiser l’envoi d’une partie des emails. Cela peut concerner la validation d’une formation, une mise à jour des horaires, les informations de connexion à leur espace formation, etc. Il est possible de construire des scénarios d’emails qui s’adapteront en fonction du comportement des destinataires.

Afin de vous faire gagner du temps, le logiciel embarque le couplage téléphonie-informatique (CTI) : un clic dans le logiciel déclenche le lancement de l’appel sur votre téléphone. 

Améliorez l’expérience client avec l’extranet

Pour faciliter votre gestion des demandes et informations liées aux stagiaires, formateurs et clients, nous proposons un espace client accessible depuis votre site web. Vos interlocuteurs peuvent formuler leurs demandes qui remontent dans le logiciel et déposer ou récupérer des fichiers.  

Les stagiaires ont accès à leur planning, leurs contenus, le suivi de leur formation, les questionnaires de satisfaction et peuvent signer électroniquement leurs documents. 

Vos clients entreprise ont accès à l’espace client pour suivre l’avancement de la formation pour leurs groupes de stagiaires. Ils disposent ainsi d’un tableau de bord avec les indicateurs clefs des formations : taux de présence, avancement, formations à planifier, etc. Ils peuvent consulter les documents les concernant tels que les devis, factures, contrats, feuilles d’émargement… Enfin, ils disposent d’un accès à un agenda les informant des formations passées, présentes et futures. 

Vous gagnez du temps et améliorez l’expérience client de vos interlocuteurs.

Un logiciel disponible partout : ordinateur, smartphone, tablette

Le logiciel de gestion de la formation dispose d’un mode tactile et d’une version mobile. Il est donc accessible depuis les supports de votre choix, notamment pour vos formateurs ou coordinateurs. Sur les lieux de formation, ils pourront y gérer les feuilles d’émargement avec signature électronique, consulter les plannings, gérer les notes de frais, etc. 

Gestion du catalogue de formations

Vos formations sont classées, organisées et liées aux autres modules (sociétés, formateurs…). Vous pouvez ainsi retrouver les tâches, les historiques, les frais et les statistiques de vente associés. Des liaisons sont possibles avec la plateforme EDOF, site web ainsi que vos autres supports de travail.

Optimisez votre gestion commerciale et marketing

Trouvez de nouveaux clients grâce à votre site web

Le CRM pour les centres de formation permet d’interfacer votre catalogue de formation avec votre site web. Vous pouvez donc proposer vos formations sous la forme d’un site vitrine ou d’un site de vente en ligne. Pour un site vitrine, les formulaires de contact remontent directement dans vos tâches : vous n’avez plus qu’à les traiter. Pour un site e-commerce, le module e-learning permet de vendre sur votre site vos formations : le paiement par CB ou PayPal est inclus et il n’y a pas de commission sur vos ventes. 

Email & SMS intégrés

Vous pouvez envoyer vos campagnes emailing et SMS grâce au module emailing en segmentant vos contacts selon les critères qui vous sont propres. Vous pouvez consulter les statistiques et ces dernières sont reliées aux fiches formations, interlocuteurs et sociétés. 

Gestion des documents commerciaux

Grâce aux modèles de documents préenregistrés, les devis, les conventions et propositions commerciales sont complétés en quelques instants en remplissant les champs correspondants. Ils sont ensuite générés automatiquement en respectant votre identité graphique. 

Assurez votre suivi des projets de formation

Liez chaque entreprise cliente au programme de formation qui lui est dédié avec le module formation. Toutes les informations (emails, devis, comptes-rendus…) concernant ce projet y sont centralisées. Grâce au CRM, vous pouvez ainsi suivre facilement le projet de formation de vos clients, de la qualification du besoin jusqu’à la fin de la formation.

Améliorez la gestion globale de votre activité

Générez rapidement vos documents administratifs et financiers

Les documents de demande de financement, de facturation, les conventions, les contrats et les notes de frais sont générés en quelques clics grâce aux modèles de documents. Ils sont ensuite stockés au bon endroit et vous pouvez les envoyer facilement depuis le logiciel. 

Connexion avec votre environnement numérique

Le CRM de gestion de formations est facilement connectable avec votre ERP, votre site web, votre logiciel de comptabilité. Ces connexions permettent d’éviter les doubles saisies et de faciliter l’échange de l’information entre vos outils numériques. 


Planifiez votre facturation

Il est possible de planifier la facturation des clients : des déclencheurs permettent de créer une tâche « Facturation » pour la personne chargée d’établir la facture lorsqu’une autre tâche bien précise est terminée. Il est aussi possible de les relancer automatiquement en cas d’impayé avec notre module recouvrement.

Optimisez la relation avec les tiers

Le logiciel de gestion de la formation comprend la gestion des contacts tels que les fournisseurs, confrères, établissements, concurrents, partenaires, journalistes… Gérez ces tiers comme vous gérez vos clients : création d’actions liées, espace dédiée pour les fichiers, historique de vos échanges, gestion des interlocuteurs, etc.    

Assurez votre gestion multisites et multi-sociétés

Le logiciel est d’ores et déjà adapté pour la gestion de centres de formations possédant plusieurs entités juridiques. Le dirigeant a accès à toutes les informations de ses différentes sociétés et départements en fonction de ses propres KPIs.

Pilotez votre entreprise en temps réel avec le tableau de bord

Suivez au quotidien l’avancée de vos projets et la santé de votre entreprise grâce au tableau de bord. Vous accédez en un coup d’œil à l’ensemble de vos indicateurs clés : bilans pédagogiques et financiers, avancement des formations, facturation, suivi des projets de formation… Vous avez toutes les clefs en main pour suivre avec précision l’évolution de votre centre de formation. 

Ils nous font confiance 

Éditeur et intégrateur français de logiciels de gestion de la relation client, INFOCOB Solutions a réalisé plus de 800 projets de logiciels et comptabilise plus de 10 000 utilisateurs. 

référence clients logiciel centre de formation

Notre logiciel de gestion pour les organismes de formation professionnelle ou continue possède le champ d’action globale pour mieux gérer votre activité. De surcroît, nous personnalisons notre solution de gestion pour qu’elle convienne parfaitement à votre métier et vos besoins. Pour en savoir plus, contactez-nous à l’aide du formulaire ci-dessous.  

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