Centralisez, gérez vos documents avec Infocob CRM et mettez les à disposition de vos clients.

Le module gestion de documents (GED)

La centralisation de tous vos documents, quel que soit leur nature et leur origine, permet de les stocker au bon endroit, bien classés, partagés et accessibles en un seul clic. Les collaborateurs y accèdent plus facilement et gagnent du temps dans leur travail quotidien. Vous pouvez également y accéder au mobilité ou les partager à vos clients depuis l’espace client. Votre activité devient naturellement mieux structuré et performante.

Les plus d’Infocob CRM

  • Harmonisation des documents communiqués en interne et externe
  • Centralisation et optimisation du stockage des documents
  • Gain de temps pour retrouver un document
  • Classement des données adapté à votre organisation
  • L’ensemble des documents liés à un dossier client, fournisseur, prospect
  • Envoi des documents de manière simplifiée

Les atouts du module

Tous les documents stockés au bon endroit

La fonctionnalité GED d’Infocob permet d’accéder, d’ouvrir et d’exploiter tous les fichiers au dossier client/prospect, à un projet, à une affaire, à un produit :

  • des tableaux de simulation (Excel)
  • des photos (formats bmp, jpeg…)
  • des documentations techniques (formats doc, pub, pdf…)
stockage des documents dans la ged du crm
partage des documents sur votre site web depuis la ged du crm

Certains documents accessibles par vos clients sur votre site web

Vous pouvez mettre à disposition de vos clients, partenaires ou revendeurs des fichiers sur un espace sécurisé de votre site internet. Ces documents stockés dans Infocob CRM sont ainsi diffusés de manière maîtrisée et contrôlée. Il peut s’agir de documents techniques ou commerciaux tels que plans, notices d’installation, fiches techniques, contrats…

Ce service supplémentaire que vous offrez aux personnes avec qui vous travaillez vous permet notamment de renforcer votre collaboration et de les fidéliser durablement.

Possibilités d’automatismes pour une meilleure structuration de l’information

Nous pouvons vous aider à avoir une homogénéisation dans la structure de vos fichiers liés en mettant en place un automatisme qui créait une arborescence type à la création d’une nouvelle fiche contact. Cette arborescence peut être différente que le contact soit prospect, fournisseur ou autre.

automatismes de la ged dans le crm
ged accessible en mobilité dans le crm

Des fichiers accessibles partout en mobilité

La gestion documentaire ne s’arrête pas à votre serveur et vos bureaux. Vous pouvez accéder aux fichiers grâce au cloud sur votre smartphone et tablette. Nous développons également des outils permettant d’y accéder même sans connexion internet.

Gestion des notes de frais

La gestion des notes de frais peut parfois se révéler être une tâche pénible (tickets perdus, oubliés, qui traînent un peu partout…). C’est pourquoi nous proposons une solution d’envoi des notes de frais en direct. Dès que vous avez une nouvelle note de frais, vous pouvez la prendre en photo. Celle-ci sera stockée et arrivera directement au service concerné.

gestion des notes de frais avec la ged du crm
ged permet la gestion des fichiers liés dans le crm

Fichiers liés

Le module GED permet aussi de gérer facilement tous les fichiers liés à un client. Ceux-ci vont directement dans la fiche du client et dans l’affaire en lien avec celui-ci. Il est ainsi très facile de récupérer des informations et de savoir ce qui avait été fait avec chaque tiers et ce même longtemps après.

Rendez électronique : la facturation, les bulletins de paie, les signatures

Que vous optiez pour un CRM ou non, nous sommes capable de vous proposer des services de facturation électronique, signature électronique, bulletin de salaire électronique, le tout personnalisé à votre entreprise.

Facturation électronique

facture électronique

La facturation électronique sera en 2024 une obligation pour les grosses entreprises et en 2025 obligatoire pour toutes les entreprises quelle que soit leur taille.

Pour répondre à cette nouvelle loi, chez Infocob, nous vous proposons une solution intégrée ou non à notre CRM. En nous couplant avec la plateforme ZeenDoc nous automatisons à la fois l’envoi de facture et le stockage. Les données que vous saisissez et envoyez seront automatiquement stockées dans votre CRM si vous en disposez ou dans un espace dédié.

Bulletin de paie électronique

bulletin de paie électronique

Toujours via notre couplage nous sommes en mesure d’installer chez vous un envoi électronique des bulletins de paie. En effet, suite aux mesures du RGPD, il est désormais impossible d’envoyer les bulletins de salaire par mail sans coffre-fort numérique sécurisé. Notre solution permet un envoi de ces données en toute sécurité.

Signature électronique

signature électronique

Simplifiez-vous la vie en faisant signer à distance vos clients. Que ce soit pour un contrat, un bon de commande ou un bon d’intervention, la signature électronique fait gagner du temps à vous et à vos clients. Cela permet aussi de réduire le délai de traitement de certaines opérations ou tâches. Toutefois, pour qu’une signature électronique ait une valeur légale, il faut qu’elle soit sécurisée, ce qui rend caduques toutes les signatures qui sont faites sur des logiciels non agréés. Notre système de signature électronique permet de choisir parmi trois niveaux de sûreté, le dernier permettant de signer des documents de grande importance.

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