Gestion de projet Gestion des tâches
Avec le gestionnaire de tâches d’Infocob CRM, pilotez simplement en temps réel votre activité et celle de vos équipes.
Gérez vos actions et communications internes et externes
Notre module de gestion des tâches vous permet d’organiser votre travail efficacement et de communiquer auprès des équipes internes comme des clients et partenaires externes.
- Information centralisée et partagée
- Traçabilité de l’historique et du prévisionnel
- Emails entrants centralisés et emails sortants multidestinataires
- Communication interne améliorée
- Organisation du travail optimisée
- Efficacité du personnel augmentée
Les atouts du module de gestion des tâches
Un logiciel structurant l’activité, une organisation simplifiée
Le module de gestion des tâches d’Infocob CRM est une fonctionnalité clé du progiciel. Vous planifiez pour vous-même, un collaborateur ou une équipe des actions de tout type : rendez-vous, réunion, réparation, appel téléphonique… Vous personnalisez cette liste d’actions selon vos besoins pour couvrir l’ensemble des tâches effectuées par les acteurs de votre entreprise. Lors de la connexion au logiciel, vous accédez à votre gestionnaire de tâches et prenez connaissance des actions du jour, en retard ou futures. Vous pouvez ainsi accéder à votre propre to do list ou celle d’un collègue, d’un service ou de plusieurs collaborateurs de votre choix.
Retrouvez simplement les tâches passées de l’entreprise
Chaque tâche ou événement réalisé passe s’archive et vient alimenter les archives d’un client, prospect ou fournisseur et d’une affaire ou projet associé. À tout moment, tout collaborateur peut facilement et rapidement retrouver dans les archives :
- les échanges et actions effectués par une autre personne
- le compte rendu d’un rendez-vous
- un devis envoyé
- la date et le contenu du dernier appel entrant
- le dernier emailing reçu par le client et son comportement (ouverture, clic…)
- tout autre tâche archivé
Vous en finissez ainsi avec les pertes de temps considérables passées à rechercher l’information. Cette historique des tâches est la mémoire de la société et votre patrimoine commercial.
Accédez facilement aux tâches réalisés et prévues pour un client, prospect, projet…
Vous accédez directement à vos dossiers clients / prospects structurés et visualisez d’un seul coup l’ensemble des tâches à réaliser ou en retard planifiées par vos collaborateurs pour le dossier client concerné. Le suivi des tâches et des travaux est plus facile et centrer autour du client et de son projet avec vous.
Optimisez la gestion de vos emails sortants et entrants
Centralisation des emails entrants et sortants
Les emails reçus nécessitant d’être conservés et partagés sont intégrés automatiquement à votre base CRM et stockés de manière structurée. Vous avez ainsi dans l’historique de chaque contact les emails envoyés et reçus accompagnés de leur pièce jointe.
Envoi des emails
Vous pouvez simplement écrire vos emails et les conserver en brouillon, les programmer ou les envoyer à une personne ou en multidestinataire (copie et copie cachée) à partir de votre logiciel CRM Infocob. Les pièces jointes suivent également. Évidemment l’organisateur des tâches classe et archive automatiquement les emails envoyés.
Planifiez une tâche, action, événement plus facilement
- Une action a une date de début et une date de fin. Vous pouvez ainsi saisir une action salon sur trois jours par exemple. Elles s’affichent ensuite dans le planning.
- Les actions sont multidestinataires, vous partagez ainsi facilement l’information avec un ou plusieurs collaborateurs lors de la planification de la tâche à une personne. Des groupes d’utilisateurs (par département par exemple) peuvent être créés.
- Pour faciliter la saisie des tâches et l’analyse, une tâche peut avoir un type, sous type et sous-sous type. Ces deux derniers s’affichent automatiquement s’ils existent. Des formats préremplis ou textes prédéfinis de tâches peuvent être créés selon le type choisi.
- La fonction périodicité permet de créer plusieurs tâches toutes les semaines, jours, mois…
- Un correcteur orthographique existe dans le détail des tâches, utilisé également pour les actions « email sortant ».
- Vous pouvez définir que certains types d’action soient d’une couleur ou clignotantes. Pour les actions les plus urgentes, vous pouvez mettre des alertes au moment de votre choix.
- Augmentez la qualité de la saisie : vous pouvez définir à l’utilisateur de lier obligatoirement la tâche à une affaire, un contrat, ticket et ceci pour chaque type d’action. Ainsi, tout le travail effectué est classé au bon endroit.
- Sauvegarde des filtres dynamiques : chaque utilisateur peut sélectionner l’information qu’il a besoin de visualiser. Par exemple, un utilisateur qui n’a pas besoin de consulter les historiques des emailings envoyés aux clients paramétrera facilement le logiciel pour cacher cette information.
Communiquez efficacement en interne
L’outil de planification des tâches permet aussi de communiquer en interne en créant une action « message » destinée à un ou plusieurs de vos collaborateurs, en y ajoutant une alarme en fonction du degré d’urgence du message et de la réactivité attendue. Les salariés peuvent ensuite accuser réception de l’information ou ajouter des commentaires.
Vos actions de prospection plus précise et mieux organisées
Vous pouvez sélectionner votre cible de prospects à partir de vos critères et planifier de les contacter par tout type de moyen : appel téléphonique, mailing, emailing. Votre action commerciale ou marketing est précisément organisée et vous pouvez à tout moment en faire le reporting. Vous analysez l’avancement de l’action, les premiers résultats et retours clients, sentez la tendance par secteur et ajustez votre démarche de conquête de nouveaux clients à la réalité du terrain.