Notre logiciel de gestion des notes de frais permet de gérer facilement les notes de frais, d’en faire des statistiques et de comprendre à quoi ces frais correspondent. Votre gestion des frais sera plus simple et efficace. Notre outil RH de gestion des notes de frais est complètement intégré au sein de notre logiciel CRM. Cela permet de relier chaque dépense à une tâche et un contexte précis. 

Les fonctionnalités du logiciel des notes de frais 

Notes de frais

Saisie des notes de frais 

  • Au bureau ou à distance grâce à l’application smartphone et la version responsive
  • Liaison de la note de frais à une affaire, un projet, un dossier et à une société ou à un client
  • Choix d’un type de frais : essence, hôtel, repas, péage, frais kilométriques, train…
  • Rédaction d’un commentaire
  • Ajout d’une photo ou d’un fichier comme preuve de paiement : ticket de caisse, facture…
  • Gestion de la TVA

 

Demande de remboursement

  • Impression des notes de frais en un clic grâce aux états d’impression
  • Les demandes de remboursement et les frais sont archivés automatiquement
Statistiques

Reporting et statistiques des frais professionnels

  • Par type
  • Par employé ou type d’employé (commerciaux, techniciens…)
  • Par date
  • Par affaire ou projet
  • Par zone géographique (géolocalisation des frais)
  • Par montant
  • Possibilité de réaliser des tableaux croisés dynamiques
  • Mode d’affichage par grille ou sous forme graphique
  • Possibilité d’inclure des indicateurs sur les notes de frais dans un tableau de bord
Autres fonctionnalités

Autres fonctionnalités

  • Suivi des remboursements pour les employés
  • Calcul des indemnités kilométriques
  • Stockage et archivage des frais professionnels et leurs fichiers justificatifs
  • Liaison ERP comptabilité
  • Export Excel, Word, PDF 
Personnalisation

Personnalisation et automatismes possibles 

  • Rappel automatique pour les envois des demandes de remboursement
  • Reporting automatisé 
  • Alerte lors d’un dépassement de seuil (par employé, par type et/ou globalement)
  • Adaptation de l’outil à votre politique de dépense
  • Gestion des devises
  • Configuration des types de dépenses
  • Ajout de champs personnalisés
  • Personnalisation des processus de validation des notes de frais
  • Paramétrage global sur mesure

 

Les bénéfices pour votre organisation

Suivi en temps réel

Les employés et les RAF/DAF peuvent suivre au quotidien les dépenses et les remboursements des notes de frais. 

Gain de temps

Le reporting, la saisie et les automatismes permettent une gestion plus simple, rapide et efficace des frais professionnels. 

Intégré à votre système d’information

Votre outil de gestion des frais ne fonctionne pas seul dans son coin : il est intégré au CRM et peut être connecté à votre ERP. Vous disposez d’une meilleure connaissance de vos dépenses et avez accès à des fonctionnalités analytiques poussées. 

Un outil personnalisé à vos workflows

Notre logiciel s’adapte systématiquement afin de respecter votre manière de travailler et de rendre le traitement des frais le plus simple et productif possible. 

Notre outil de gestion des notes de frais vous rendra la vie plus simple. Sa force :  l’extrême personnalisation possible, sa couche analytique et son intégration dans le CRM. Pour avoir une démonstration de notre logiciel, contactez-nous. 

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