Infocob CRM Organisation du planning de travail : méthodes et outils clefs pour devenir plus efficace

Initialement, l’agenda papier permettait de gérer les tâches d’une personne sans partage d’informations au reste de l’entreprise. Aujourd’hui, de nombreux agendas digitaux permettent de partager les calendriers entre collègues et services. Ces nouveaux outils sont certes pratiques, mais ils pêchent en un point central de la gestion de planning : ils sont isolés du système d’information. De plus, une gestion individuelle de l’agenda implique des pratiques différentes dans l’entreprise qui peut amener à des problèmes d’organisation. Par conséquent, découvrons ensemble les bonnes pratiques d’organisation du planning de travail et les outils qui permettent leur mise en place afin de gagner en productivité.

Mieux s’organiser : prendre les bonnes habitudes

Prenez le temps d’organiser votre planning

Prenez du temps chaque semaine pour programmer vos tâches dans votre planning de travail. Si vous travaillez en équipe, faites le point avec eux. Planifiez à partir de votre liste des tâches et de la priorité de ces dernières.

Planifiez l’imprévu

Les sollicitations externes sont inéluctables. En entreprise, il y a forcément des moments où vous êtes plus sollicité que d’autres : urgences, demandes client, sollicitations de collègues… Pensez à ces imprévus lors de l’organisation de votre planning de travail, en prévoyant des créneaux libres et en ne sur-planifiant pas votre semaine.

Planifiez avec flexibilité

Votre emploi du temps est évolutif. Soyez prêts à le modifier à tout moment si la journée le demande. 

Regroupez les petites tâches 

Plutôt que d’enchaîner les petites actions diverses et variées d’une dizaine de minutes dans votre planning. Il est préférable de bloquer des créneaux plus longs qui regroupent un ensemble de tâches internes, pour un dossier, un client ou autres.

Evitez d’être déranger

Pour éviter les interruptions et être plus productif, il est important de partager les informations, notamment les plannings. Ainsi, vos collègues sont au courant de vos créneaux et savent quand il est préférable de vous solliciter.

Au quotidien, cela permet d’éviter les pertes de temps inutiles. Par exemple, quand un collègue vous demande vos disponibilités, ou que la standardiste vous questionne concernant la date d’un rendez-vous avec un client au téléphone, ou encore quand on vous demande 10 fois les dates de vos vacances… 

Partagez votre agenda, mais pas n’importe comment

Le partage du planning s’apparente parfois à quelque chose d’intrusif. Cependant, des règles communes et des outils permettant une gestion de ce qui est visible ou non permet d’éviter ce problème. Ainsi, un outil de gestion de planning commun à toute l’entreprise est un vecteur puissant d’efficacité.

Mieux travailler en équipe : la nécessité d’un planning performant

Lors du choix d’un outil commun pour gérer l’organisation du planning de travail, plusieurs options s’offrent à vous : choisir un outil simple, mais limité dans les fonctionnalités et isolé de vos autres outils de gestion ou choisir un planning complet et intégré à votre système d’information.

1 – Utiliser un agenda partagé : un premier pas vers une meilleure organisation du planning de travail

L’intérêt de l’agenda partagé

L’agenda en ligne est simple d’utilisation et facile à mettre en place, ne nécessitant pas d’installation. Il permet de superposer les plannings entre collaborateurs et services. On peut aussi y créer des rappels et des tâches récurrentes. C’est un premier pas vers une organisation du planning de travail optimale. Cependant, son usage reste limité. 

Paramétrer son planning 

Configurez et utilisez votre outil selon un paramétrage personnel. Attribuez à vos tâches, vos clients, ou vos projets des couleurs, et des groupes. Cela vous permettra de mieux vous y retrouver.

Recherche de disponibilités

L’agenda en ligne remplit la fonction de recherche de disponibilités. Il permet de voir rapidement si un collègue en particulier est présent à une date voulue et dans les cas où il n’est pas disponible pour savoir pourquoi. Vous pouvez programmer des plages horaires et affichez les conflits entre les collaborateurs afin d’optimiser l’organisation de vos réunions. 

Les limites de l’agenda partagé

Un outil simple qui permet de partager facilement un planning entre petites équipes, de paramétrer des couleurs, des tâches récurrentes, des rappels et certaines vues. Cependant ces outils restent bien souvent isolés du reste des informations : documents, projets, historiques des échanges… Ils nécessitent de travailler avec d’autres outils non connectés, ce qui impliquent des saisies multiples. Ces outils sont donc intéressants pour une organisation individuelle ou un simple planning lorsque l’entreprise ne fonctionne pas autour de projet client qui ne désirent pas un suivi précis des temps. En d’autres termes, le mieux reste d’utiliser un planning intégré à son environnement de travail, incluant les outils indispensable selon votre métier.

Offre un accès aux informations limitées

Dans le cadre d’un rendez-vous client pour projet commun avec un collègue, par exemple. Les seules informations auxquelles vous aurez accès seront l’heure, la durée prévue, le nom de contact et éventuellement, le numéro ou mail. Au mieux, vous avez une synthèse très brève de l’échange. Ce ne sont que des informations de surface. De ce fait, vous ne savez pas ce qui advient à la suite de cet échange, quelles actions il entraîne… Vous ne pourrez pas non plus avoir accès aux documents relatifs à l’entretien.

Ne permet pas une gestion des temps complète

L’intérêt pour une entreprise d’avoir un outil de planning performant et de pouvoir réaliser des reportings et donc de mieux gérer son temps. Les agendas partagés n’ont pas cette fonctionnalité. Si vous souhaitez réaliser des reportings à partir de ce type d’agenda, vous devrez les créer vous-mêmes sur excel, en allant chercher les données “à la main”. De telle manière, obtenir un reporting complet sera compliqué et chronophage.

Ne donnes accès qu’à des vues standard

Ces outils manquent de fonctionnalités qui pourraient être utiles pour vous. Visualiser le planning par clients ou par projets par exemple. Concrètement, pouvoir afficher toutes les actions de la semaine ou du mois en lien avec une société. Cela permet d’avoir une vision d’ensemble et de savoir rapidement les sujets sur lesquels votre équipe travaille.

Un outil isolé

Ce genre d’outil peut être efficace pour une petite structure ou pour une organisation individuelle du planning de travail. Le problème est qu’il n’est pas connecté au reste de votre environnement de travail et donc isolé. Il vous permet de superposer vos agendas, mais pas de travailler de façon collaborative. 

Tout ce que faîtes sur votre agenda en ligne reste sur votre agenda, par conséquent il n’est pas connecté à votre base clients. Dans l’autre sens lorsque, par le biais d’un autre outil, vous devez programmer une action ou une tâche, vous devez allez la saisir dans votre agenda puisqu’il n’est pas connecté à votre outil. 

S’additionne au lieu de s’intégrer

Pour accéder aux informations importantes, vous devez (toujours) allez voir physiquement votre collègue, vous n’aurez pas accès à ses informations directement depuis l’agenda. Pour partager des réelles informations concernant le projet, c’est-à-dire travailler “pour de vrai”, vous devrez utiliser un autre outil, décrocher votre téléphone ou rédiger un mail qui polluera la boîte de réception de votre collègue ou encore attendre que ce soit lui qui vous en envoie un et qui pollue la vôtre. Dans tous les cas, vous perdez du temps.

2 – L’agenda intégré au système d’information : l’outil ultime pour organiser le planning de travail

La plupart des entreprises disposent de logiciels regroupant : les contacts, les documents (devis, factures…), les projets clients, etc. Or, le travail organisé en tâches et planifier fait partie intégrante de l’activité de l’entreprise. Intégrer le planning dans le système d’information, généralement au sein du CRM, permet de profiter d’un outil performant et ouvert sur toutes les informations de l’entreprise.

L’intérêt d’un agenda inclu dans le CRM : un outil connecté à votre entreprise

Optimisez la gestion de votre emploi du temps, en l’intégrant à votre système d’information et à votre organisation interne. Centraliser vos informations à l’aide du logiciel CRM et intégrer la gestion de l’agenda de façon connectée, partagée et pertinente.

L’agenda dans le CRM, comment ça marche ? 

Actuellement, pour un rendez-vous, vous avez deux saisies à réaliser. Premièrement, c’est de mettre dans son agenda, l’heure, la date, la durée prévue, la personne concernée et d’ajouter un titre rapide mais qui permet d’identifier de quoi il s’agit. Deuxièmement, est de vous créer un Word, Google doc ou autre et de commencer la préparation de votre entretien. 

Avec le logiciel CRM, vous couplez ces saisies et réalisez tout en une fois. Le CRM fonctionne par actions, dans cette action sont liées : l’interlocuteur concerné et sa société, vous pouvez ajouter également une affaire (dossier ou projet) et vos collaborateurs s’ils sont concernés. Dans cette action vous pouvez directement réaliser votre travail de préparation, y ajouter des fichiers joints. Enfin, à cette action vous attribuez une heure, une date, une durée qui s’implantent automatiquement sur votre agenda. Vous avez en une seule saisie, noté votre rendez-vous et travaillez sur celui-ci. Quelques heures avant votre rendez-vous, depuis votre agenda, en cliquant sur l’action, vous retrouvez tout votre travail lié à ce rendez-vous.

Des vues qui permettent de gagner confort et précision

Grâce aux filtres, vous pouvez afficher l’agenda dont vous avez besoin. Choisissez la période, si vous souhaitez voir les actions de la journée, du mois ou autre. Ensuite, ajoutez un ou plusieurs collaborateurs, un service ou même toute l’entreprise. Enfin, ajoutez le filtre d’une société, d’un interlocuteur ou d’un projet.  Vous avez sur votre écran, toutes les actions en cours, passées ou futures, liées à ce qui vous intéresse. Tous les filtres sont possibles selon les champs renseignés dans votre outil. Sauvegarder certaines vues plus utiles ou récurrentes pour un accès encore plus facile. Vous gagnez en confort et en précision. 

Des automatismes qui fluidifient votre travail et vous déchargent mentalement

Parmi les bonnes habitudes, on parle de paramétrage pour regrouper ses tâches selon un type d’actions ou selon un projet. Cependant, c’est à vous de réaliser ce tri. Automatisez ce travail de réflexion ! Avec le CRM votre action est forcément reliée à un élément. Chaque action fait donc forcément partie d’un type de tâches, visible grâce aux filtres. 

Automatisez également les actions qui sont les étapes d’un processus établi. Par exemple, suite à l’envoi d’un devis à un client, le CRM peut vous créer une action relance dans votre agenda (lié au client), trois jours après l’envoi du mail. Travaillez sereinement et ne perdez plus de temps à structurer vos process, faites-le une fois puis le CRM s’en chargera. 

Un support qui améliore la collaboration interservices

L’une des finalités d’un CRM est de fluidifier le partage d’informations entre les services. Vous avez accès à l’agenda des services et de leurs employés. Imaginez le gain de temps lorsque vous avez besoin de savoir sur quoi travaille votre collègue pour une urgence. 

Un client vous appelle, il est remonté et souhaite savoir quand l’intervention de votre technicien sera faite. Vous n’avez pas la réponse et sentez que cela risque d’ébranler la relation que vous entretenez. Pas de panique ! En un clic, vous avez accès à l’agenda des techniciens. En deux clics, vous avez accès au dossier, son historique et ses actions en cours. Vous voyez quand son intervention est prévue et vous donnez votre réponse, serein. Vous pouvez même lui faire penser à payer ses factures de retard. 

Des reportings précis pour une meilleure gestion des temps

Suivez et tracez votre travail dans le temps, ce qui vous permettra de mieux gérer votre planification, d’analyser vos résultats et de réaliser des reportings. Grâce aux écrans d’accueil sur le CRM, les données de l’emploi du temps sont récupérées et organisées. Vous pouvez configurer vos tableaux de bord pour faire apparaître les informations qui vous intéressent. Ainsi, vous pouvez chiffrer le temps passé sur chaque client, chaque type de tâches et par la suite, prendre des décisions pour améliorer votre gestion du temps.

L’agenda dans votre système d’information

Vous l’aurez compris, ce type d’outil vous permet d’avoir une organisation du planning de travail optimale et personnalisée. Au-delà de cela, le CRM n’est pas qu’un agenda, il est un véritable outil qui permet de structurer et améliorer votre organisation. Le seul point à prendre en compte est qu’il nécessite une certaine rigueur. Non, le CRM ne fera pas votre boulot à votre place mais il vous aidera, si vous prenez le temps de le comprendre et l’habitude de l’utiliser quotidiennement. 

3 – Tableau comparatif des outils d’organisation de planning

Fonctionnalités	Agenda papier	Agenda partagé	Agenda CRM
Mode hors connexion	🗸	🗸	🗸
Personnalisation de la structure de l’agenda	✗	🗸	🗸
Description du rendez-vous ou de la tâche	✗	🗸	🗸
Invitation interne/externe	✗	🗸	🗸
Synchronisation avec les contacts	✗	🗸	🗸
Rappels et alarmes	✗	Limité	🗸
Partage des agendas	✗	Limité	🗸
Gestion des droits	✗	Limitée	🗸
Outil de recherche de disponibilités	✗	Pas automatique	🗸
Filtres par clients, projets, produits	✗	✗	🗸
Accès à l’historique des échanges	✗	✗	🗸
Gestion des documents	✗	✗	🗸
Synchronisation avec vos outils existants	✗	✗	🗸
Workflows paramétrables	✗	✗	🗸
Affectation des tâches selon le profil des utilisateurs	✗	✗	🗸
Reporting en temps réel	✗	✗	🗸
Rappel SMS	✗	✗	🗸
Géolocalisation	✗	✗	🗸
Suivi des temps	✗	✗	🗸

Comparaison des fonctionnalités de trois types de solutions pour gérer l’organisation de son planning de travail.

Conclusion : l’agenda, support clef de la productivité, trop souvent négligé 

Voyez l’agenda comme un outil de travail à part entière. Adaptez-le à votre activité, vos habitudes et votre organisation. Ensuite, prenez le temps de réfléchir sur la solution qu’il vous faut, tester plusieurs agendas et optez pour celle qui vous plaît. On pourrait croire que dépenser du temps (et donc de l’argent) pour trouver un outil qui est censé nous en faire gagner serait contre-productif. En soit, allez-y, achetez un bloc notes et notez vos rendez-vous, ou utiliser l’agenda proposé par votre boite mail, mais ne vous méprenez pas. L’agenda, comme tous les outils que vous utilisez dans votre activité, est un investissement. Passer un peu plus de temps pour définir et intégrer la solution parfaitement adaptée et fonctionnelle vous fera gagner en productivité et en efficacité dans la durée.